¿Cómo hacer una factura intracomunitaria con ROI correctamente?
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Si vas a vender un servicio a una empresa de otro país de la Unión Europea y no quieres cobrarle el IVA español, necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. La buena noticia es que hacer esta factura es bastante sencillo cuando entiendes cuatro conceptos básicos y dejas de lado los manuales infumables de contabilidad. En esta guía directa al grano te explicamos cómo emitirla correctamente sin complicarte la vida.
Qué es el ROI y por qué te cambia la vida al facturar en Europa
El Registro de Operadores Intracomunitarios es un censo especial de Hacienda donde te apuntas para indicar que haces negocios con clientes de la Unión Europea. Al estar inscrito, te conceden un NIF-IVA intracomunitario, que no es más que tu número de DNI o NIE con las letras ES delante.
La gran ventaja de este trámite es la exención del impuesto. Si tanto tú como tu cliente estáis inscritos en este censo, la operación no lleva IVA español. Esto simplifica los cobros, evita que tu cliente europeo tenga que andar reclamando impuestos a la administración española y hace que tus presupuestos sean mucho más competitivos.
Comprobación obligatoria antes de mover un solo dedo
Antes de redactar la factura, debes hacer una comprobación elemental que muchos autónomos olvidan. Tienes que verificar si tu cliente europeo realmente está dado de alta en el sistema VIES, que es la base de datos oficial donde se cruzan estos datos a nivel comunitario.
Para comprobarlo solo debes entrar en la web pública del VIES de la Comisión Europea e introducir el número de identificación fiscal de tu cliente. Si el sistema dice que es válido, adelante con la factura sin IVA. Si el sistema dice que no es válido, no te queda otra opción que emitir la factura con el veintiuno por ciento de IVA español como si estuviera ubicado en Madrid o Barcelona.
Los datos indispensables que deben figurar en el documento
Tu factura intracomunitaria debe contener los datos habituales de cualquier factura normal, pero con tres detalles específicos que no pueden faltar. El primero es tu identificación fiscal incluyendo el prefijo ES al principio de tu NIF. El segundo es la identificación de tu cliente, también con el prefijo de su país de origen, como FR para Francia o DE para Alemania.
El tercer elemento esencial es una frase legal en la que expliques por qué no estás cobrando impuestos. Debes incluir un texto donde aclares que la operación está exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo según la Directiva Comunitaria de IVA. No te preocupes por el lenguaje técnico, simplemente debes indicar esa referencia para que Hacienda sepa que la factura es correcta.
Paso a paso para redactar tu factura sin IVA
Primero coloca tus datos completos en la parte superior junto a tu NIF con el prefijo ES. A continuación pon los datos de tu cliente europeo con su identificador fiscal validado previamente. En el concepto de la factura describe el servicio prestado de manera clara y directa, por ejemplo, servicio de diseño web correspondiente al mes de mayo.
En la casilla del impuesto debes poner cero por ciento de IVA. En la base imponible coloca la cifra acordada, por ejemplo mil euros, y en el total de la factura vuelve a poner exactamente la misma cantidad: mil euros. Al final del documento añade la nota aclaratoria sobre la exención del impuesto en la Unión Europea.
El papeleo posterior: no te olvides del Modelo 349
Hacer la factura correctamente es solo el primer paso. Al final de cada trimestre, cuando toque presentar impuestos, tendrás que informar a Hacienda de estas operaciones mediante la declaración informativa conocida como Modelo 349.
Este modelo no sirve para pagar dinero, sino únicamente para cruzar datos. En él indicarás cuánto has facturado a cada cliente europeo durante el trimestre. Es un trámite rápido pero indispensable, ya que si emites facturas sin IVA y no las declaras en este modelo, Hacienda te enviará un requerimiento nada agradable.
Facturar a clientes de la Unión Europea no tiene por qué ser un dolor de cabeza si aseguras dos cosas básicas: comprobar que ambos estáis dados de alta en el ROI y añadir la frase legal correspondiente en el documento. Revisa siempre los datos antes de enviar la factura y mantén al día tus declaraciones trimestrales para trabajar con total tranquilidad.